မန်နေဂျာအသစ်တစ်ယောက်အနေနဲ့ ပထမဆုံး Meeting မှာဘာတွေပြောမလဲ

First Impression ဆိုတာတစ်ကြိမ်ပဲရနိုင်တယ်ဆိုတဲ့ ဆိုရိုးရှိပါတယ်။မန်နေဂျာအသစ်တစ်ယောက်အတွက် ဝန်ထမ်းတွေနဲ့တွေ့ဆုံရတဲ့ ပထမဆုံး Meeting ဟာလည်းအရေးကြီးလှပါတယ်။ဒီလိုပထမဆုံး Meeting အတွက် မန်နေဂျာတစ်ယောက်အနေနဲ့စိတ်လှုပ်ရှားတတ်ကြတာသဘာဝဖြစ်သလို ဝန်ထမ်းတွေကလည်းကိုယ့်ကိုပုံမှန်ထက်ပိုစူးစမ်းလိုစိတ်ရှိနေကြမှာလည်း အမှန်ပါပဲ။ မန်နေဂျာအသစ်တစ်ယောက်အနေနဲ့ပထမဆုံး Meeting ကိုချောချောမောမောအောင်အောင်မြင်မြင် ပြီးမြောက်စေဖို့အတွက်ကြိုတင်ပြင်ဆင်မှုကအဓိကသော့ချက်ပဲဖြစ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် Team Meeting ပဲဖြစ်ဖြစ်တစ်ဦးချင်းတွေ့ဆုံတဲ့ Meeting မှာပဲဖြစ်ဖြစ် အချိန်တိုတိုနဲ့အကျိုးရှိရှိဖြစ်စေဖို့ ဒီလိုအခြေခံကျတဲ့အချက်လေးတွေကို ပြင်ဆင်ထားရင်အဆင်ပြေပါတယ်။

၁. ပထမဆုံးအနေနဲ့ Meeting Goal လို့ပြောရမယ့်ရှင်းလင်းပြတ်သားတဲ့ဦးတည်ချက်ရှိဖို့လိုပါတယ်နော်။ကိုယ်ဘာကိုအဓိကပြောဆိုမလဲဆိုတာကို ရွေးချယ်ပြီးရင်လိုအပ်တဲ့အချက်အလက်တွေကိုဖြည့်သွားရုံပါပဲ။အဲဒီအတွက်အသေးစိတ် Script မရေးထားရင်တောင် ပါဝင်ရမယ့်အချက်လေးတွေကို အကြမ်းချရေးပါ။ကိုယ့်ရဲ့ရည်ရွယ်ချက်က ကိုယ့်ကိုသိစေချင်ရုံ၊ ရင်းရင်းနှီးနှီးမိတ်ဆက်ပြောဆိုချင်တာလောက်ပဲဆိုရင်ကိုယ့်ရဲ့အလုပ်သမိုင်းကြောင်း၊ စီမံခန့်ခွဲမှုပုံစံနဲ့ ခေါင်းဆောင်မှုနဲ့ပတ်သက်တဲ့ကိုယ့်ရဲ့အတွေးအမြင်တွေကို ပြောပြရုံနဲ့အဆင်ပြေပါတယ်။

၂.ပြောမယ့် Topic တွေပြင်ဆင်ပြီးပြီဆိုရင် Topic တစ်ခုချင်းစီအတွက်ဘယ်အချက်တွေထည့်ပြောမလဲဆိုတာကို ချရေးနိုင်ပါတယ်။ဘယ် Topic တွေက Team Meeting အတွက်သင့်တော်သလဲ၊ ဘယ် Topic တွေကတစ်ဦးချင်းတွေ့ဆုံတဲ့အခါပြောသင့်လဲဆိုတာ ခွဲခြားထားရပါမယ်။

၃. အားလုံးမိတ်ဆက်စကားပြောပြီးတဲ့အခါ အရွှန်းဖောက်တာမျိုး ဒါမှမဟုတ် လတ်တလောပြီးမြောက်ထားတဲ့အလုပ်အကြောင်းကိုစပြောတာမျိုးနဲ့ကိုယ်ပြောချင်တဲ့အရေးကြီးသောအစိတ်အပိုင်းတွေကို ဆက်ပြောသွားနိုင်ပါတယ်။ကိုယ်ကပြောမယ့် Topic လေးတွေအများကြီးပြင်ဆင်ထားပေမယ့် အကြောင်းအရာတစ်ခုပြောနေရင်းဝန်ထမ်းတွေနဲ့အပေးအယူမျှနေတယ်ဆိုရင် အဲဒီ Topic ကိုပိုအသားပေးပြောပြီးတခြားအရာတွေကိုကျော်ချလိုက်လို့ရပါတယ်။

၃. ကိုယ်တစ်ယောက်တည်းထိုင်ပြောတာက နားထောင်သူတွေကိုလည်းငြီးငွေ့စေပါတယ်။ ဒါကြောင့်ဝန်ထမ်းတွေကို တစ်ယောက်ချင်းမိတ်ဆက်ခိုင်းတာ ၊ သူတို့ရဲ့ရာထူးတာဝန်နဲ့ လက်ရှိဘာတွေလုပ်နေရလဲ၊အလုပ်များနေလားဆိုတာတွေကို ပြောဆိုခိုင်းစေသင့်ပါတယ်။

၄. ဝန်ထမ်းတွေအတွက် အမေးအဖြေချိန်ကိုမဖြစ်မနေချန်ထားပေးရပါမယ်။သူတို့ကိုမေးခွန်းတွေမေးခိုင်းပါ။ သူတို့မေးတာတွေကိုတစ်ထိုင်တည်းမဖြေနိုင်သေးဘူးဆိုရင်လည်းမှတ်စုထဲချရေးထားပြီး နောက်မှအဖြေပေးတာမျိုးလုပ်နိုင်ပါတယ်။ နောက် Meeting မှာ
ဘာတွေဆက်ဆွေးနွေးမယ်ဆိုတာကို ကြိုတင်အသိပေးထားလိုက်ပါ။

၅. အရေးအကြီးဆုံးအချက်ကတော့ ပထမဆုံးတွေ့ဆုံမှုမှာကတည်းကကိုယ့်ပုံစံကိုအရှိကိုအရှိအတိုင်းချပြဖို့ဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ့်ရဲ့ပုံစံအစစ်ကိုချပြတာက ဝန်ထမ်းတွေနဲ့ပြောဆိုဆက်သွယ်မှုအဆင်ပြေစေပြီး ကိုယ့်အပေါ်ယုံကြည်မှုရှိလာစေပါတယ်၊ ကိုယ်က Friendly
ဖြစ်ဖြစ် နေတတ်သူမျိုးဆိုရင် ဟာသတွေပြောတာမျိုး၊ ကိုယ်ကအလုပ်မှအလုပ်စိတ်အားထက်သန်တတ်သူဆိုရင် ကိုယ့်ရဲ့စိတ်အားထက်သန်မှုူတွေကိုပြောသင့်ပါတယ်။

အခုဖော်ပြမှာကတော့ အားလုံးအတွက်အဆင်ပြေစေမယ့် Meeting Agenda လေးပါ။
(၁) ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ်မိတ်ဆက်ခြင်း၊ ဝန်ထမ်းတစ်ဦိးချင်းမိတ်ဆက်ခြင်း – ၅ မိနစ်
(၂) အားလုံးရင်းနှီးသွားစေဖို့ Ice breaking activity တစ်ခုခုလုပ်ဆောင်ခြင်း – ၅ မိနစ်
(အကြိုက်တူတဲ့အရာတွေ၊ ကိုယ့်ရဲ့ပထမဆုံးအလုပ်၊ ဒါမှမဟုတ်ဒီအလုပ်ကိုစရောက်စဥ်ကအကြောင်းစသဖြင့် ခေါင်းစဉ်တစ်ခုခုကိုဆွဲထုတ်နိုင်ပါတယ်၊ဂိမ်းကစားတာမျိုးလည်းလုပ်နိုင်ပါတယ်)
(၃) အလုပ်နဲ့ပတ်သက်ပြီး ကိုယ့်ရဲ့မျှော်မှန်းချက်များအားပြောခြင်း – ၁၀ မိနစ်
(၄) ဝန်ထမ်းတွေရဲ့လက်ရှိအခြေအနေ၊ အခက်အခဲနဲ့ မျှော်မှန်းချက်များအားမေးမြန်းခြင်း _ ၁၅ မိနစ်
(၅) အမေးအဖြေ – ၁၀ မိနစ်
စသဖြင့်လုပ်ဆောင်ကြည့်နိုင်ပါတယ်နော်။အားလုံးပဲပျော်စရာလုပ်ငန်းခွင်လေးကို ပိုင်ဆိုင်နိုင်ကြပါစေရှင်။

Ju Ju

zawgyi

First Impression ဆိုတာတစ္ႀကိမ္ပဲရႏိုင္တယ္ဆိုတဲ့ ဆို႐ိုးရွိပါတယ္။မန္ေနဂ်ာအသစ္တစ္ေယာက္အတြက္ ဝန္ထမ္းေတြနဲ႔ေတြ႕ဆုံရတဲ့ ပထမဆုံး Meeting ဟာလည္းအေရးႀကီးလွပါတယ္။ဒီလိုပထမဆုံး Meeting အတြက္ မန္ေနဂ်ာတစ္ေယာက္အေနနဲ႔စိတ္လႈပ္ရွားတတ္ၾကတာသဘာဝျဖစ္သလို ဝန္ထမ္းေတြကလည္းကိုယ့္ကိုပုံမွန္ထက္ပိုစူးစမ္းလိုစိတ္ရွိေနၾကမွာလည္း အမွန္ပါပဲ။ မန္ေနဂ်ာအသစ္တစ္ေယာက္အေနနဲ႔ပထမဆုံး Meeting ကိုေခ်ာေခ်ာေမာေမာေအာင္ေအာင္ျမင္ျမင္ ၿပီးေျမာက္ေစဖို႔အတြက္ႀကိဳတင္ျပင္ဆင္မႈကအဓိကေသာ့ခ်က္ပဲျဖစ္ပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ Team Meeting ပဲျဖစ္ျဖစ္တစ္ဦးခ်င္းေတြ႕ဆုံတဲ့ Meeting မွာပဲျဖစ္ျဖစ္ အခ်ိန္တိုတိုနဲ႔အက်ိဳးရွိရွိျဖစ္ေစဖို႔ ဒီလိုအေျခခံက်တဲ့အခ်က္ေလးေတြကို ျပင္ဆင္ထားရင္အဆင္ေျပပါတယ္။

၁. ပထမဆုံးအေနနဲ႔ Meeting Goal လို႔ေျပာရမယ့္ရွင္းလင္းျပတ္သားတဲ့ဦးတည္ခ်က္ရွိဖို႔လိုပါတယ္ေနာ္။ကိုယ္ဘာကိုအဓိကေျပာဆိုမလဲဆိုတာကို ေ႐ြးခ်ယ္ၿပီးရင္လိုအပ္တဲ့အခ်က္အလက္ေတြကိုျဖည့္သြား႐ုံပါပဲ။အဲဒီအတြက္အေသးစိတ္ Script မေရးထားရင္ေတာင္ ပါဝင္ရမယ့္အခ်က္ေလးေတြကို အၾကမ္းခ်ေရးပါ။ကိုယ့္ရဲ႕ရည္႐ြယ္ခ်က္က ကိုယ့္ကိုသိေစခ်င္႐ုံ၊ ရင္းရင္းႏွီးႏွီးမိတ္ဆက္ေျပာဆိုခ်င္တာေလာက္ပဲဆိုရင္ကိုယ့္ရဲ႕အလုပ္သမိုင္းေၾကာင္း၊ စီမံခန႔္ခြဲမႈပုံစံနဲ႔ ေခါင္းေဆာင္မႈနဲ႔ပတ္သက္တဲ့ကိုယ့္ရဲ႕အေတြးအျမင္ေတြကို ေျပာျပ႐ုံနဲ႔အဆင္ေျပပါတယ္။

၂.ေျပာမယ့္ Topic ေတြျပင္ဆင္ၿပီးၿပီဆိုရင္ Topic တစ္ခုခ်င္းစီအတြက္ဘယ္အခ်က္ေတြထည့္ေျပာမလဲဆိုတာကို ခ်ေရးႏိုင္ပါတယ္။ဘယ္ Topic ေတြက Team Meeting အတြက္သင့္ေတာ္သလဲ၊ ဘယ္ Topic ေတြကတစ္ဦးခ်င္းေတြ႕ဆုံတဲ့အခါေျပာသင့္လဲဆိုတာ ခြဲျခားထားရပါမယ္။

၃. အားလုံးမိတ္ဆက္စကားေျပာၿပီးတဲ့အခါ အ႐ႊန္းေဖာက္တာမ်ိဳး ဒါမွမဟုတ္ လတ္တေလာၿပီးေျမာက္ထားတဲ့အလုပ္အေၾကာင္းကိုစေျပာတာမ်ိဳးနဲ႔ကိုယ္ေျပာခ်င္တဲ့အေရးႀကီးေသာအစိတ္အပိုင္းေတြကို ဆက္ေျပာသြားႏိုင္ပါတယ္။ကိုယ္ကေျပာမယ့္ Topic ေလးေတြအမ်ားႀကီးျပင္ဆင္ထားေပမယ့္ အေၾကာင္းအရာတစ္ခုေျပာေနရင္းဝန္ထမ္းေတြနဲ႔အေပးအယူမွ်ေနတယ္ဆိုရင္ အဲဒီ Topic ကိုပိုအသားေပးေျပာၿပီးတျခားအရာေတြကိုေက်ာ္ခ်လိုက္လို႔ရပါတယ္။

၃. ကိုယ္တစ္ေယာက္တည္းထိုင္ေျပာတာက နားေထာင္သူေတြကိုလည္းၿငီးေငြ႕ေစပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ဝန္ထမ္းေတြကို တစ္ေယာက္ခ်င္းမိတ္ဆက္ခိုင္းတာ ၊ သူတို႔ရဲ႕ရာထူးတာဝန္နဲ႔ လက္ရွိဘာေတြလုပ္ေနရလဲ၊အလုပ္မ်ားေနလားဆိုတာေတြကို ေျပာဆိုခိုင္းေစသင့္ပါတယ္။

၄. ဝန္ထမ္းေတြအတြက္ အေမးအေျဖခ်ိန္ကိုမျဖစ္မေနခ်န္ထားေပးရပါမယ္။သူတို႔ကိုေမးခြန္းေတြေမးခိုင္းပါ။ သူတို႔ေမးတာေတြကိုတစ္ထိုင္တည္းမေျဖႏိုင္ေသးဘူးဆိုရင္လည္းမွတ္စုထဲခ်ေရးထားၿပီး ေနာက္မွအေျဖေပးတာမ်ိဳးလုပ္ႏိုင္ပါတယ္။ ေနာက္ Meeting မွာ
ဘာေတြဆက္ေဆြးေႏြးမယ္ဆိုတာကို ႀကိဳတင္အသိေပးထားလိုက္ပါ။

၅. အေရးအႀကီးဆုံးအခ်က္ကေတာ့ ပထမဆုံးေတြ႕ဆုံမႈမွာကတည္းကကိုယ့္ပုံစံကိုအရွိကိုအရွိအတိုင္းခ်ျပဖို႔ျဖစ္ပါတယ္။ ကိုယ့္ရဲ႕ပုံစံအစစ္ကိုခ်ျပတာက ဝန္ထမ္းေတြနဲ႔ေျပာဆိုဆက္သြယ္မႈအဆင္ေျပေစၿပီး ကိုယ့္အေပၚယုံၾကည္မႈရွိလာေစပါတယ္၊ ကိုယ္က Friendly
ျဖစ္ျဖစ္ ေနတတ္သူမ်ိဳးဆိုရင္ ဟာသေတြေျပာတာမ်ိဳး၊ ကိုယ္ကအလုပ္မွအလုပ္စိတ္အားထက္သန္တတ္သူဆိုရင္ ကိုယ့္ရဲ႕စိတ္အားထက္သန္မႈူေတြကိုေျပာသင့္ပါတယ္။

အခုေဖာ္ျပမွာကေတာ့ အားလုံးအတြက္အဆင္ေျပေစမယ့္ Meeting Agenda ေလးပါ။
(၁) ကိုယ့္ကိုယ္ကိုယ္မိတ္ဆက္ျခင္း၊ ဝန္ထမ္းတစ္ဦိးခ်င္းမိတ္ဆက္ျခင္း – ၅ မိနစ္
(၂) အားလုံးရင္းႏွီးသြားေစဖို႔ Ice breaking activity တစ္ခုခုလုပ္ေဆာင္ျခင္း – ၅ မိနစ္
(အႀကိဳက္တူတဲ့အရာေတြ၊ ကိုယ့္ရဲ႕ပထမဆုံးအလုပ္၊ ဒါမွမဟုတ္ဒီအလုပ္ကိုစေရာက္စဥ္ကအေၾကာင္းစသျဖင့္ ေခါင္းစဥ္တစ္ခုခုကိုဆြဲထုတ္ႏိုင္ပါတယ္၊ဂိမ္းကစားတာမ်ိဳးလည္းလုပ္ႏိုင္ပါတယ္)
(၃) အလုပ္နဲ႔ပတ္သက္ၿပီး ကိုယ့္ရဲ႕ေမွ်ာ္မွန္းခ်က္မ်ားအားေျပာျခင္း – ၁၀ မိနစ္
(၄) ဝန္ထမ္းေတြရဲ႕လက္ရွိအေျခအေန၊ အခက္အခဲနဲ႔ ေမွ်ာ္မွန္းခ်က္မ်ားအားေမးျမန္းျခင္း _ ၁၅ မိနစ္
(၅) အေမးအေျဖ – ၁၀ မိနစ္
စသျဖင့္လုပ္ေဆာင္ၾကည့္ႏိုင္ပါတယ္ေနာ္။အားလုံးပဲေပ်ာ္စရာလုပ္ငန္းခြင္ေလးကို ပိုင္ဆိုင္ႏိုင္ၾကပါေစရွင္။

Ju Ju