တစ်ကမ္ဘာလုံးမှာ Email ကို Personal အတွက်ရော Professional အတွက်ပါကျယ်ကျယ်ပြန့်ပြန့်အသုံးပြုနေကြရပါတယ်။ လုပ်ငန်းခွင်ထဲမှာတော့ Email ကိုအစည်းအဝေးဖိတ်ကြားဖို့၊ ဝန်ထမ်းအသစ်ရောက်လာချိန်မှာအကြောင်းကြားဖို့၊စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းအသစ်တွေအကြောင်း အသိပေးဖို့၊ Update အကြောင်းအရာတွေကိုအားလုံးသိအောင်မျှဝေဖို့စတဲ့ စတဲ့များပြားလှတဲ့အသုံးချနည်းတွေနဲ့ အသုံးပြုနေကြပါတယ်။အခုမှအလုပ်စဝင်မယ့်သူတွေအတွက် နည်းစနစ်ကျကျတယ်လီဖုန်းဖြေဆိုနည်း၊ Email ပို့နည်းတွေကိုစာအုပ်အနေနဲ့ထုတ်ဝေကြတာရှိသလို တချို့သင်တန်းတွေမှာလည်းသီးသန့်သင်ကြားပေးတာမျိုးတွေရှိကြပါတယ်။ဒီလိုလေ့လာမှုတွေလုပ်ထားသူအဖို့အခုဖော်ပြမယ့်အချက်တွေက သိပြီးသားဖြစ်နိုင်ပေမယ့်အခုမှအလုပ်စဝင်မယ့်လူငယ်လေးတွေအတွက်တော့ Professional ဆန်ဆန် Email ရေးနည်းကအသုံးဝင်ပါလိမ့်မယ်။
ရည်ရွယ်ချက်သေချာသိမှပို့ပါ
Email တစ်စောင်မပို့ခင်မှာ ဒီ Email ရဲ့ရည်ရွယ်ချက်ကဘာလဲဆိုတာကိုကောင်းကောင်းသိနေဖို့လိုပါတယ်။ ဒါမှ လက်ခံသူဘက်ကလည်းသူဘာလုပ်ရမယ်ဆိုတာကိုသိမှာဖြစ်ပါတယ်။ Email ရဲ့ရည်ရွယ်ချက်ကိုသိမှသူနဲ့ကိုက်ညီတဲ့အသုံးအနှုန်း၊ အကြောင်းအရာနဲ့ အ ရေးကြီးတဲ့အချက်တွေမကျန်ရအောင်ထည့်သွင်းနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ ဥပမာ – ကိုယ်ကစာရွက်စာတမ်းတစ်ခုကို Review လုပ်ပေးစေချင်တယ်ဆိုရင် ဒီစာရွက်စာတမ်းကဘာလဲ၊ ဘာဖြစ်လို့သူဖတ်ဖို့အရေးကြီးတာလဲ၊ဖတ်ပြီးတဲ့အခါ ဘယ်အကြောင်းအရာအပေါ်အဓိကဆုံး ဖြတ်ချက်၊ ညွှန်ကြားချက်ပေးစေချင်လဲဆိုတာကိုပြောပြရမှာဖြစ်ပါတယ်။နောက်ထပ်အရေးကြီးတာတစ်ခုက လေသံပါ။ ကိုယ်ကအခုမှစမိတ်ဆက်ရတဲ့လူကြီးတစ်ယောက်ဆီ Email ပို့တာဆိုရင် စကားအသုံးအနှုန်းအပြောအဆိုကအစတလေးတစား Professional
ဆန်ဆန်ဖြစ်ဖို့လိုပြီး ကိုယ်နဲ့သိပြီးသား၊ ခင်မင်ပြီးသားလုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်ဆီ Email ပို့တာဆိုရင်တော့ခင်မင်ရင်းနှီးတဲ့ပုံစံနဲ့ ပြောဆိုလို့ရပါတယ်။
Email တစ်စောင်ရဲ့ဖွဲ့စည်းမှုပုံစံအတိုင်းလိုက်နာပါ
Professional Email တစ်စောင်ရဲ့ဖွဲ့စည်းမှုပုံစံကဒီအတိုင်းရှိနေပါတယ်။
၁. Subject နေရာမှာ Email ရဲ့ အဓိကရည်ရွယ်ချက်ကိုခြုံငုံမိစေမယ့်ခေါင်းစဉ်ကိုရေးပါ။ ဥပမာ -Product Presentation – Follow up ဆိုတာမျိုး
2. Message Body ထဲမှာတော့ Introduction နဲ့စတင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ခင်မင်ရတဲ့ ဘယ်သူ၊နေကောင်းလား၊ ကောင်းသောနေ့လေးဖြစ်ရဲ့လားဆိုတာမျိုးနဲ့စတင်ပြီး Email ပို့ရခြင်းရဲ့အကြောင်းရင်းကို နည်းနည်းလေးမိတ်ဆက်ဖော်ပြလိုက်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
၃. ပြီးရင်တော့ Email Content လို့ခေါ်ရမယ့်ကိုယ်ပြောချင်တဲ့အကြောင်းအရာအသေးစိတ်ကိုရေးသားနိုင်ပါပြီ။
၄. အသေးစိတ်အကြောင်းအရာတွေပြီးသွားရင် Call to action လို့ခေါ်တဲ့သူ့ဘက်ကလုပ်ဆောင်ပေးရမယ့်အရာကို အသားပေးရေးရပါမယ်။ ‘Monday ၁၀ နာရီမှာစကားပြောဖို့စောင့်နေပါ့မယ်နော်’ ဆိုတာမျိုးဖြစ်ပါတယ်။
5. အောက်ဆုံးမှာတော့ ကိုယ့်ရဲ့လက်မှတ်၊ နာမည်အပြည့်အစုံ၊ ရာထူးအပြည့်အစုံနဲ့ဆက်သွယ်နိုင်တဲ့လိပ်စာ သို့မဟုတ် ဖုန်းနံပါတ်တွေပါဝင်ရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။
အမြဲတမ်းပြန်စစ်ပါ Email တစ်စောင်ကို Send မနှိပ်ခင် အနည်းဆုံးတစ်ကြိမ်တော့ပြန်စစ်ပါ။စာလုံးပေါင်းသတ်ပုံမှားနေသလား၊ ကိုယ်ပြောရမယ့်အချက် အလက်နဲ့အချိန်တွေမှားယွင်းနေသလားဆိုတာကို မဖြစ်မနေပြန်စစ်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
Business Email ရေးသားပုံတွေကိုအမြဲလေ့လာပါ
Email ရေးသားပုံအမျိုးမျိုးကို အင်တာနက်ကနေလေ့လာလို့ရပါတယ်။ အဲဒီထဲမှာမှကိုယ်ကရုံးပိုင်းမှာလုပ်တယ်ဆိုရင် Writing Business Email Sample လို့ရိုက်ရှာပြီးလေ့လာနိုင်ပါတယ်။စာအုပ်ကိုင်ပြီးလေ့လာချင်တယ်ဆိုရင်တော့ Marc Roche ရဲ့ Business Email ဆိုတဲ့စာအုပ်ကတော်တော်လေးပြည့်စုံကောင်းမွန်တာတွေ့ရပါတယ်။အားလုံးပဲ အလုပ်ဝင်ချိန်မှာအစစအရာရာအဆင်ပြေချေ ာမွေ့ပြီး အောင်မြင်တဲ့ Career တစ်ခုကိုတည်ဆောက်နိုင်ကြပါစေနော်။
Ju Ju
zawgyi
တစ္ကမာၻလုံးမွာ Email ကို Personal အတြက္ေရာ Professional အတြက္ပါက်ယ္က်ယ္ျပန႔္ျပန႔္အသုံးျပဳေနၾကရပါတယ္။ လုပ္ငန္းခြင္ထဲမွာေတာ့ Email ကိုအစည္းအေဝးဖိတ္ၾကားဖို႔၊ ဝန္ထမ္းအသစ္ေရာက္လာခ်ိန္မွာအေၾကာင္းၾကားဖို႔၊စည္းမ်ဥ္းစည္းကမ္းအသစ္ေတြအေၾကာင္း အသိေပးဖို႔၊ Update အေၾကာင္းအရာေတြကိုအားလုံးသိေအာင္မွ်ေဝဖို႔စတဲ့ စတဲ့မ်ားျပားလွတဲ့အသုံးခ်နည္းေတြနဲ႔ အသုံးျပဳေနၾကပါတယ္။အခုမွအလုပ္စဝင္မယ့္သူေတြအတြက္ နည္းစနစ္က်က်တယ္လီဖုန္းေျဖဆိုနည္း၊ Email ပို႔နည္းေတြကိုစာအုပ္အေနနဲ႔ထုတ္ေဝၾကတာရွိသလို တခ်ိဳ႕သင္တန္းေတြမွာလည္းသီးသန႔္သင္ၾကားေပးတာမ်ိဳးေတြရွိၾကပါတယ္။ဒီလိုေလ့လာမႈေတြလုပ္ထားသူအဖို႔အခုေဖာ္ျပမယ့္အခ်က္ေတြက သိၿပီးသားျဖစ္ႏိုင္ေပမယ့္အခုမွအလုပ္စဝင္မယ့္လူငယ္ေလးေတြအတြက္ေတာ့ Professional ဆန္ဆန္ Email ေရးနည္းကအသုံးဝင္ပါလိမ့္မယ္။
ရည္႐ြယ္ခ်က္ေသခ်ာသိမွပို႔ပါ
Email တစ္ေစာင္မပို႔ခင္မွာ ဒီ Email ရဲ႕ရည္႐ြယ္ခ်က္ကဘာလဲဆိုတာကိုေကာင္းေကာင္းသိေနဖို႔လိုပါတယ္။ ဒါမွ လက္ခံသူဘက္ကလည္းသူဘာလုပ္ရမယ္ဆိုတာကိုသိမွာျဖစ္ပါတယ္။ Email ရဲ႕ရည္႐ြယ္ခ်က္ကိုသိမွသူနဲ႔ကိုက္ညီတဲ့အသုံးအႏႈန္း၊ အေၾကာင္းအရာနဲ႔ အ ေရးႀကီးတဲ့အခ်က္ေတြမက်န္ရေအာင္ထည့္သြင္းႏိုင္မွာျဖစ္ပါတယ္။ ဥပမာ – ကိုယ္ကစာ႐ြက္စာတမ္းတစ္ခုကို Review လုပ္ေပးေစခ်င္တယ္ဆိုရင္ ဒီစာ႐ြက္စာတမ္းကဘာလဲ၊ ဘာျဖစ္လို႔သူဖတ္ဖို႔အေရးႀကီးတာလဲ၊ဖတ္ၿပီးတဲ့အခါ ဘယ္အေၾကာင္းအရာအေပၚအဓိကဆုံး ျဖတ္ခ်က္၊ ၫႊန္ၾကားခ်က္ေပးေစခ်င္လဲဆိုတာကိုေျပာျပရမွာျဖစ္ပါတယ္။ေနာက္ထပ္အေရးႀကီးတာတစ္ခုက ေလသံပါ။ ကိုယ္ကအခုမွစမိတ္ဆက္ရတဲ့လူႀကီးတစ္ေယာက္ဆီ Email ပို႔တာဆိုရင္ စကားအသုံးအႏႈန္းအေျပာအဆိုကအစတေလးတစား Professional
ဆန္ဆန္ျဖစ္ဖို႔လိုၿပီး ကိုယ္နဲ႔သိၿပီးသား၊ ခင္မင္ၿပီးသားလုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္ဆီ Email ပို႔တာဆိုရင္ေတာ့ခင္မင္ရင္းႏွီးတဲ့ပုံစံနဲ႔ ေျပာဆိုလို႔ရပါတယ္။
Email တစ္ေစာင္ရဲ႕ဖြဲ႕စည္းမႈပုံစံအတိုင္းလိုက္နာပါ
Professional Email တစ္ေစာင္ရဲ႕ဖြဲ႕စည္းမႈပုံစံကဒီအတိုင္းရွိေနပါတယ္။
၁. Subject ေနရာမွာ Email ရဲ႕ အဓိကရည္႐ြယ္ခ်က္ကိုၿခဳံငုံမိေစမယ့္ေခါင္းစဥ္ကိုေရးပါ။ ဥပမာ -Product Presentation – Follow up ဆိုတာမ်ိဳး
2. Message Body ထဲမွာေတာ့ Introduction နဲ႔စတင္ရမွာျဖစ္ပါတယ္။ ခင္မင္ရတဲ့ ဘယ္သူ၊ေနေကာင္းလား၊ ေကာင္းေသာေန႔ေလးျဖစ္ရဲ႕လားဆိုတာမ်ိဳးနဲ႔စတင္ၿပီး Email ပို႔ရျခင္းရဲ႕အေၾကာင္းရင္းကို နည္းနည္းေလးမိတ္ဆက္ေဖာ္ျပလိုက္ရမွာျဖစ္ပါတယ္။
၃. ၿပီးရင္ေတာ့ Email Content လို႔ေခၚရမယ့္ကိုယ္ေျပာခ်င္တဲ့အေၾကာင္းအရာအေသးစိတ္ကိုေရးသားႏိုင္ပါၿပီ။
၄. အေသးစိတ္အေၾကာင္းအရာေတြၿပီးသြားရင္ Call to action လို႔ေခၚတဲ့သူ႔ဘက္ကလုပ္ေဆာင္ေပးရမယ့္အရာကို အသားေပးေရးရပါမယ္။ ‘Monday ၁၀ နာရီမွာစကားေျပာဖို႔ေစာင့္ေနပါ့မယ္ေနာ္’ ဆိုတာမ်ိဳးျဖစ္ပါတယ္။
5. ေအာက္ဆုံးမွာေတာ့ ကိုယ့္ရဲ႕လက္မွတ္၊ နာမည္အျပည့္အစုံ၊ ရာထူးအျပည့္အစုံနဲ႔ဆက္သြယ္ႏိုင္တဲ့လိပ္စာ သို႔မဟုတ္ ဖုန္းနံပါတ္ေတြပါဝင္ရမွာပဲျဖစ္ပါတယ္။
အၿမဲတမ္းျပန္စစ္ပါ Email တစ္ေစာင္ကို Send မႏွိပ္ခင္ အနည္းဆုံးတစ္ႀကိမ္ေတာ့ျပန္စစ္ပါ။စာလုံးေပါင္းသတ္ပုံမွားေနသလား၊ ကိုယ္ေျပာရမယ့္အခ်က္ အလက္နဲ႔အခ်ိန္ေတြမွားယြင္းေနသလားဆိုတာကို မျဖစ္မေနျပန္စစ္ဖို႔လိုအပ္ပါတယ္။
Business Email ေရးသားပုံေတြကိုအၿမဲေလ့လာပါ
Email ေရးသားပုံအမ်ိဳးမ်ိဳးကို အင္တာနက္ကေနေလ့လာလို႔ရပါတယ္။ အဲဒီထဲမွာမွကိုယ္က႐ုံးပိုင္းမွာလုပ္တယ္ဆိုရင္ Writing Business Email Sample လို႔႐ိုက္ရွာၿပီးေလ့လာႏိုင္ပါတယ္။စာအုပ္ကိုင္ၿပီးေလ့လာခ်င္တယ္ဆိုရင္ေတာ့ Marc Roche ရဲ႕ Business Email ဆိုတဲ့စာအုပ္ကေတာ္ေတာ္ေလးျပည့္စုံေကာင္းမြန္တာေတြ႕ရပါတယ္။အားလုံးပဲ အလုပ္ဝင္ခ်ိန္မွာအစစအရာရာအဆင္ေျပေခ် ာေမြ႕ၿပီး ေအာင္ျမင္တဲ့ Career တစ္ခုကိုတည္ေဆာက္ႏိုင္ၾကပါေစေနာ္။
Ju Ju
Leave a Reply