Productivity ကောင်းဖို့ Email Inbox ကိုဘယ်လိုရှင်းလင်းထားကြမလဲ

တခြားသော Professional တွေလိုပဲ ကိုယ့်ရဲ့အီးမေးလ်အကောင့်ထဲကို တစ်နေ့တစ်နေ့မေးလ်တွေရာချီပြီးဝင်နေတယ်ဆိုပါစို့။အရေးကြီးတဲ့မေးလ်တွေကိုမတွေ့လိုက်ဘဲကျော်သွားတာမျိုးမဖြစ်ရအောင်၊စိတ်ပူပန်မှုတွေနဲ့ Inbox ကိုပြူးတူးပြဲတဲကြည့်မနေရအောင် ဘယ်လိုစီမံကြပါသလဲနော်။ကိုယ့်ဆီရောက်လာနေတဲ့ မေးလ်တွေဖတ်ရင်းနဲ့ပဲအချိန်တွေနေ့တဝက်လောက်ကုန်သွားတာမျိုးမဖြစ်ရအောင် စီမံတတ်ဖို့လည်းလိုပါတယ်။အခုဖော်ပြပေးမယ့်အချက်တွေကတော့ ကိုယ့်ရဲ့ Email Inbox ကိုသပ်သပ်ရပ်ရပ်ရှင်းရှင်းလင်းလင်းထားတတ်ဖို့၊ အီးမေးလ်အတွက်ကိုယ့်ရဲ့အလုပ်ချိန်တွေ၊စွမ်းအင်တွေပဲ့ပါသွားတာမျိုးမဖြစ်ရအောင် စနစ်တကျသုံးနိုင်စေဖို့အကြံဉာဏ်ကောင်းလေးတွေပဲဖြစ်ပါတယ်။

Folders နဲ့ Labels တွေခွဲပါ
Email Inbox ကိုအသပ်ရပ်ဆုံးဖြစ်စေတဲ့နည်းကတော့ မတူညီတဲ့အခန်းကဏ္ဍတွေအတွက် Folders တွေခွဲထားဖို့ပါပဲ။ Folders ဆိုတာက သေတ္တာလေးတွေနဲ့တူပါတယ်။ အကျီကိုတစ်သေတ္တာ၊ဘောင်းဘီကိုတစ်သေတ္တာထားတာမျိုးပါ။ အလုပ်အတွက်ဆိုရင်တော့ Project ၊ Client ၊ Teams ၊ Newsletter ၊ Personal စသဖြင့်ခွဲထားနိုင်ပါတယ်။ Labels တွေကတော့မေးလ်တွေကိုတံဆိပ်ကပ်တာပါ။ Urgent ၊ Read later ၊ Follow up နဲ့ Action စသဖြင့်အရေးကြီးတဲ့အဆင့်လိုက် ခွဲပြီးကပ်နိုင်ပါတယ်။ Folders နဲ့ Labels က အီးမေးလ်တွေကို Group အလိုက်စုစုစည်းစည်းနဲ့မြင်သာစေပါတယ်။ ရှာဖွေရလွယ်စေပါတယ်။

Filters နဲ့ Rules ကိုသုံးပါ
Filters နဲ့ Rules တွေက ဝင်လာသမျှမေးလ်တွေကို သူတို့ဘာသာစီမံပြီး ရှင်းလင်းပေးနိုင်ပါတယ်။ဝင်လာတဲ့မေးလ်တွေထဲက ပို့တဲ့သူတူတာ၊ Keywords တူတာတွေကို ကိုယ်သတ်မှတ်ထားတဲ့ Folder တွေထဲရောက်နေဖို့ Filters ကိုသုံးနိုင်ပါတယ်။ Automatic Reply ပြန်ဖို့၊ Forward လုပ်ဖို့၊အချိန်အတိုင်းအတာတစ်ခုရောက်ရင် မေးလ်တွေကိုအလိုအလျောက်ဖျက်ပစ်ဖို့အတွက် Rules ကိုသုံးနိုင်ပါတယ်။
Filters နဲ့ Rules ကကိုယ့်ကိုအချိန်ကုန်သက်သာစေပြီး Inbox လေးကိုရှင်းလင်းနေစေပါတယ်။

System တစ်ခုတည်ဆောက်ပါ
အီးမေးလ်သုံးတဲ့အခါ ကိုယ်နဲ့သင့်တော်မယ့် System တစ်ခုကိုသတ်မှတ်ပြီးသုံးတာကပိုအဆင်ပြေပါတယ်။ ဥပမာ – ကိုယ်က 4D နည်းကိုသုံးတယ်ဆိုရင် Delete ၊ Delicate ၊ Defer ၊ Do ဆိုတဲ့အဆင့်တွေအတိုင်းလုပ်ဆောင်ပါ။ အလုပ်နဲ့မကိုက်ညီတာတွေ၊Spam တွေဆိုတစ်ခါတည်းဖျက်ပစ်မယ်၊ တခြားသူကိုင်တွယ်ရမယ့်မေးလ်တွေဆိုဒီအတိုင်းထားလိုက်မယ်၊ နည်းနည်းကြာမှဖြေရှင်းလို့ရမယ့်အရာကိုခဏမှတ်ထားမယ်၊ချက်ချင်းဖြေရမယ့်အရာကို ဖြေမယ် စတဲ့နည်းစနစ်အတိုင်း သုံးတာမျိုးပါ။

Email စစ်တဲ့အချိန်ကိုသတ်မှတ်ထားပါ
မကြာခဏဆိုသလို မေးလ်ဝင်တိုင်းသွားကြည့်မိနေတာက အလုပ်လုပ်တဲ့နေရာမှာနှောင့်နှေးစေပါတယ်။ကိုယ်လုပ်နေတဲ့အလုပ်မှာ အာရုံစူးစိုက်မှုပျက်သွားစေပါတယ်။ ဒါကြောင့်ဘယ်အချိန်မေးလ်စစ်မယ်ဆိုတာကို သတ်မှတ်လိုက်ပါ။ မနက်ခင်းတစ်ခါ၊ နေ့လယ်စာစားချိန်တစ်ခါ၊ညနေရုံးမဆင်းခင်တစ်ခါ စစ်မယ်ဆိုတဲ့သတ်မှတ်ချက်မျိုးထားနိုင်ပါတယ်။ကိုယ့်အလုပ်ကိုအနှောင့်အယှက်မဖြစ်စေဖို့ Notification ကို Off ထားနိုင်ပါတယ်။

မလိုတာတွေရှင်းလင်းပေးပါ၊ ပြန်သုံးသပ်ပါ
မေးလ် Inbox ကိုရှင်းလင်းတယ်ဆိုတဲ့နေရာမှာ မလိုအပ်တာတွေကိုပြတ်ပြတ်သားသားဖယ်ရှားပစ်ဖို့လည်းလိုပါတယ်။ ကိုယ်တကယ်မဖတ်ဖြစ်တဲ့ Newsletter တွေ၊ မကြည့်ဖြစ်တဲ့ပရိုမိုးရှင်းတွေကို Unsubscribe လုပ်ပစ်ဖို့လိုပါတယ်။ မေးလ်ပို့ချိန်မှာလည်း အရှင်းလင်းဆုံးရေးပြီးမလိုအပ်ပဲ CCs ခံတာ၊ Attachments တွေတွဲတာမျိုးကိုမလုပ်ဖို့လိုပါတယ်။ ဒါမှလည်း ကိုယ့်ရဲ့ Inbox လေးကရှင်းလင်းနေပြီး Communicate လုပ်ရတာလည်း ပိုလွယ်ကူမှာဖြစ်ပါတယ်။ နောက်တစ်ချက်က Inbox ရှင်းလင်းနေဖို့ ကိုယ်လုပ်ထားတဲ့ပုံစံနဲ့ ကိုယ်သုံးနေတဲ့ System ဟာကောင်းကောင်းအလုပ်ဖြစ်မဖြစ်၊ မှန်မှန်ကန်ကန်ရှိနေရဲ့လားဆိုတာကို ၆ လတစ်ခါပြန်သုံးသပ်ကြည့်ဖို့ဖြစ်ပါတယ်။ဒါတွေကကောင်းကောင်းအလုပ်ဖြစ်နေသေးတယ်ဆိုရင် ဘာမှပြင်ဖို့မလိုပါဘူး။အလုပ်မဖြစ်ဘူးဆိုရင်တော့ ပိုကောင်းတဲ့ဘယ်လိုစနစ်မျိုးကိုသုံးမလဲဆိုတာဆက်ပြီးစဉ်းစားရမှာဖြစ်ပါတယ်။

Ju Ju

zawgyi

တျခားေသာ Professional ေတြလိုပဲ ကိုယ့္ရဲ႕အီးေမးလ္အေကာင့္ထဲကို တစ္ေန႔တစ္ေန႔ေမးလ္ေတြရာခ်ီၿပီးဝင္ေနတယ္ဆိုပါစို႔။အေရးႀကီးတဲ့ေမးလ္ေတြကိုမေတြ႕လိုက္ဘဲေက်ာ္သြားတာမ်ိဳးမျဖစ္ရေအာင္၊စိတ္ပူပန္မႈေတြနဲ႔ Inbox ကိုျပဴးတူးၿပဲတဲၾကည့္မေနရေအာင္ ဘယ္လိုစီမံၾကပါသလဲေနာ္။ကိုယ့္ဆီေရာက္လာေနတဲ့ ေမးလ္ေတြဖတ္ရင္းနဲ႔ပဲအခ်ိန္ေတြေန႔တဝက္ေလာက္ကုန္သြားတာမ်ိဳးမျဖစ္ရေအာင္ စီမံတတ္ဖို႔လည္းလိုပါတယ္။အခုေဖာ္ျပေပးမယ့္အခ်က္ေတြကေတာ့ ကိုယ့္ရဲ႕ Email Inbox ကိုသပ္သပ္ရပ္ရပ္ရွင္းရွင္းလင္းလင္းထားတတ္ဖို႔၊ အီးေမးလ္အတြက္ကိုယ့္ရဲ႕အလုပ္ခ်ိန္ေတြ၊စြမ္းအင္ေတြပဲ့ပါသြားတာမ်ိဳးမျဖစ္ရေအာင္ စနစ္တက်သုံးႏိုင္ေစဖို႔အႀကံဉာဏ္ေကာင္းေလးေတြပဲျဖစ္ပါတယ္။

Folders နဲ႔ Labels ေတြခြဲပါ
Email Inbox ကိုအသပ္ရပ္ဆုံးျဖစ္ေစတဲ့နည္းကေတာ့ မတူညီတဲ့အခန္းက႑ေတြအတြက္ Folders ေတြခြဲထားဖို႔ပါပဲ။ Folders ဆိုတာက ေသတၱာေလးေတြနဲ႔တူပါတယ္။ အက်ီကိုတစ္ေသတၱာ၊ေဘာင္းဘီကိုတစ္ေသတၱာထားတာမ်ိဳးပါ။ အလုပ္အတြက္ဆိုရင္ေတာ့ Project ၊ Client ၊ Teams ၊ Newsletter ၊ Personal စသျဖင့္ခြဲထားႏိုင္ပါတယ္။ Labels ေတြကေတာ့ေမးလ္ေတြကိုတံဆိပ္ကပ္တာပါ။ Urgent ၊ Read later ၊ Follow up နဲ႔ Action စသျဖင့္အေရးႀကီးတဲ့အဆင့္လိုက္ ခြဲၿပီးကပ္ႏိုင္ပါတယ္။ Folders နဲ႔ Labels က အီးေမးလ္ေတြကို Group အလိုက္စုစုစည္းစည္းနဲ႔ျမင္သာေစပါတယ္။ ရွာေဖြရလြယ္ေစပါတယ္။

Filters နဲ႔ Rules ကိုသုံးပါ
Filters နဲ႔ Rules ေတြက ဝင္လာသမွ်ေမးလ္ေတြကို သူတို႔ဘာသာစီမံၿပီး ရွင္းလင္းေပးႏိုင္ပါတယ္။ဝင္လာတဲ့ေမးလ္ေတြထဲက ပို႔တဲ့သူတူတာ၊ Keywords တူတာေတြကို ကိုယ္သတ္မွတ္ထားတဲ့ Folder ေတြထဲေရာက္ေနဖို႔ Filters ကိုသုံးႏိုင္ပါတယ္။ Automatic Reply ျပန္ဖို႔၊ Forward လုပ္ဖို႔၊အခ်ိန္အတိုင္းအတာတစ္ခုေရာက္ရင္ ေမးလ္ေတြကိုအလိုအေလ်ာက္ဖ်က္ပစ္ဖို႔အတြက္ Rules ကိုသုံးႏိုင္ပါတယ္။
Filters နဲ႔ Rules ကကိုယ့္ကိုအခ်ိန္ကုန္သက္သာေစၿပီး Inbox ေလးကိုရွင္းလင္းေနေစပါတယ္။

System တစ္ခုတည္ေဆာက္ပါ
အီးေမးလ္သုံးတဲ့အခါ ကိုယ္နဲ႔သင့္ေတာ္မယ့္ System တစ္ခုကိုသတ္မွတ္ၿပီးသုံးတာကပိုအဆင္ေျပပါတယ္။ ဥပမာ – ကိုယ္က 4D နည္းကိုသုံးတယ္ဆိုရင္ Delete ၊ Delicate ၊ Defer ၊ Do ဆိုတဲ့အဆင့္ေတြအတိုင္းလုပ္ေဆာင္ပါ။ အလုပ္နဲ႔မကိုက္ညီတာေတြ၊Spam ေတြဆိုတစ္ခါတည္းဖ်က္ပစ္မယ္၊ တျခားသူကိုင္တြယ္ရမယ့္ေမးလ္ေတြဆိုဒီအတိုင္းထားလိုက္မယ္၊ နည္းနည္းၾကာမွေျဖရွင္းလို႔ရမယ့္အရာကိုခဏမွတ္ထားမယ္၊ခ်က္ခ်င္းေျဖရမယ့္အရာကို ေျဖမယ္ စတဲ့နည္းစနစ္အတိုင္း သုံးတာမ်ိဳးပါ။

Email စစ္တဲ့အခ်ိန္ကိုသတ္မွတ္ထားပါ
မၾကာခဏဆိုသလို ေမးလ္ဝင္တိုင္းသြားၾကည့္မိေနတာက အလုပ္လုပ္တဲ့ေနရာမွာေႏွာင့္ေႏွးေစပါတယ္။ကိုယ္လုပ္ေနတဲ့အလုပ္မွာ အာ႐ုံစူးစိုက္မႈပ်က္သြားေစပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ဘယ္အခ်ိန္ေမးလ္စစ္မယ္ဆိုတာကို သတ္မွတ္လိုက္ပါ။ မနက္ခင္းတစ္ခါ၊ ေန႔လယ္စာစားခ်ိန္တစ္ခါ၊ညေန႐ုံးမဆင္းခင္တစ္ခါ စစ္မယ္ဆိုတဲ့သတ္မွတ္ခ်က္မ်ိဳးထားႏိုင္ပါတယ္။ကိုယ့္အလုပ္ကိုအေႏွာင့္အယွက္မျဖစ္ေစဖို႔ Notification ကို Off ထားႏိုင္ပါတယ္။

မလိုတာေတြရွင္းလင္းေပးပါ၊ ျပန္သုံးသပ္ပါ
ေမးလ္ Inbox ကိုရွင္းလင္းတယ္ဆိုတဲ့ေနရာမွာ မလိုအပ္တာေတြကိုျပတ္ျပတ္သားသားဖယ္ရွားပစ္ဖို႔လည္းလိုပါတယ္။ ကိုယ္တကယ္မဖတ္ျဖစ္တဲ့ Newsletter ေတြ၊ မၾကည့္ျဖစ္တဲ့ပ႐ိုမိုးရွင္းေတြကို Unsubscribe လုပ္ပစ္ဖို႔လိုပါတယ္။ ေမးလ္ပို႔ခ်ိန္မွာလည္း အရွင္းလင္းဆုံးေရးၿပီးမလိုအပ္ပဲ CCs ခံတာ၊ Attachments ေတြတြဲတာမ်ိဳးကိုမလုပ္ဖို႔လိုပါတယ္။ ဒါမွလည္း ကိုယ့္ရဲ႕ Inbox ေလးကရွင္းလင္းေနၿပီး Communicate လုပ္ရတာလည္း ပိုလြယ္ကူမွာျဖစ္ပါတယ္။ ေနာက္တစ္ခ်က္က Inbox ရွင္းလင္းေနဖို႔ ကိုယ္လုပ္ထားတဲ့ပုံစံနဲ႔ ကိုယ္သုံးေနတဲ့ System ဟာေကာင္းေကာင္းအလုပ္ျဖစ္မျဖစ္၊ မွန္မွန္ကန္ကန္ရွိေနရဲ႕လားဆိုတာကို ၆ လတစ္ခါျပန္သုံးသပ္ၾကည့္ဖို႔ျဖစ္ပါတယ္။ဒါေတြကေကာင္းေကာင္းအလုပ္ျဖစ္ေနေသးတယ္ဆိုရင္ ဘာမွျပင္ဖို႔မလိုပါဘူး။အလုပ္မျဖစ္ဘူးဆိုရင္ေတာ့ ပိုေကာင္းတဲ့ဘယ္လိုစနစ္မ်ိဳးကိုသုံးမလဲဆိုတာဆက္ၿပီးစဥ္းစားရမွာျဖစ္ပါတယ္။

Ju Ju